Wie zijn wij?

Als specialist in processoftware en aanbieder van Software as a Service verwerkt Ritense dagelijks veel persoonsgegevens. We vinden het belangrijk dat deze gegevens bij ons in goede handen zijn.

Wat zijn persoonsgegevens?

Alle gegevens die wij met u in verband kunnen brengen zijn persoonsgegevens. Als u klant bij ons bent of als u contact met ons hebt gehad, hebben wij mogelijk persoonsgegevens van u.

Wat we doen om uw gegevens te beschermen?

Ritense hecht veel waarde aan bescherming van uw privacy en vindt het belangrijk dat u vertrouwen hebt in hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Daarom kunt u erop vertrouwen dat wij:

  • uw gegevens veilig en zorgvuldig verwerken;
  • uw gegevens niet verkopen of doorgeven aan derden die ze gebruiken voor hun eigen commercie;
  • medewerkers alleen toegang geven tot uw gegevens als dat nodig is voor hun werk;
  • de rechten naleven die de privacywetgeving u geeft;
  • met bedrijven die wij inschakelen bij het verwerken van uw gegevens, afspreken dat zij zich aan onze uitgangspunten houden;
  • uw vragen over privacy eerlijk zullen beantwoorden;

het waarderen als u ons vertelt wat u vindt van de manier waarop wij met uw gegevens omgaan.

Waarvoor gebruikt Ritense uw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die wij krijgen, gebruiken wij alleen voor specifieke doelen. Dat kan zijn bijvoorbeeld omdat u:

  • klant bent;
  • medewerker bent;
  • geïnteresseerd bent in onze producten of diensten, en we daartoe contact hebben;
  • leverancier bent.

Het kan ook zijn dat u een relatie hebt met 1 van onze klanten. In dat geval is Ritense een bewerker (in de AVG ‘verwerker’) van uw gegevens.

Met wie delen we persoonsgegevens?

Wij delen uw gegevens alleen met anderen als dit nodig is voor onze dienstverlening of als we hiertoe verplicht zijn. Wij houden ons dan aan de regels die gelden voor het delen van persoonsgegevens. Hieronder ziet u met wie wij persoonsgegevens kunnen delen.

Ritense schakelt soms bedrijven in om ons te helpen bij onze dienstverlening. Bijvoorbeeld voor het uitvoeren van onze salarisadministratie of het hosten van software. Wij delen dan alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de opdracht. Met bedrijven die uw gegevens in onze opdracht verwerken, spreken wij af dat zij op eenzelfde manier met uw gegevens omgaan als wij. En Ritense blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Met de overheid Ritense geeft uw persoonsgegevens alleen door aan overheidsinstanties als wij daartoe verplicht zijn. Wij zijn bijvoorbeeld verplicht betaalde salarissen door te geven aan de Belastingdienst.

Overheidsinstanties waaraan wij persoonsgegevens kunnen verstrekken zijn algemene en bijzondere opsporingsinstanties (zoals politie en justitie), de Belastingdienst of toezichthouders (zoals De Nederlandsche Bank, Autoriteit Financiële Markten). Deze partijen moeten ons bovendien expliciet om uw gegevens gevraagd hebben, behalve bij fraude of misbruik van Ritense-diensten. In dat geval doen we actief aangifte bij de politie en justitie en geven we persoonsgegevens door die te maken hebben met de fraude.

Hoe zorgen we dat uw persoonsgegevens bij ons veilig zijn?

Wij hebben een (informatie) beveiligingsbeleid om ervoor te zorgen dat uw gegevens bij ons veilig zijn. Onze toegangssystemen, computernetwerken en gebouwen worden daardoor goed beveiligd. We nemen passende maatregelen, zoals het versleutelen van gegevens, het verwijderen van gegevens als deze niet nodig zijn te bewaren, het beperken van toegangsrechten en het waarborgen dat ze niet oneigenlijk kunnen worden aangepast. We hebben daartoe een uitgebreid procedureel systeem ingericht.

We kunnen echter nooit garanderen dat er niets fout kan gaan.

Als er toch iets misgaat en er ontstaat een datalek, dan lossen we dat op en nemen wij maatregelen om ervoor te zorgen dat dit niet weer kan gebeuren. Ook registreren wij al onze datalekken. Ernstige datalekken melden wij ook aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Als dat nodig is, krijgt u persoonlijk bericht dat er een datalek is geweest.

Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend. Medewerkers kunnen alleen die gegevens (in)zien die zij nodig hebben voor hun werk.

Wij verstrekken geen gegevens over u via de telefoon of via e-mail zonder dat wij zeker weten dat wij u persoonlijk aan de telefoon hebben, of dat de e-mail echt van uw e-mailadres afkomstig is.

Uw rechten

U heeft een aantal belangrijke rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op inzage van uw gegevens

Dit is uw recht om te weten welke gegevens wij van u hebben vastgelegd. Om inzage te krijgen in uw gegevens kunt u ons mailen.

Recht op aanpassing van uw gegevens

Dit is uw recht om uw gegevens zelf aan te passen of door ons te laten aanpassen als u van mening bent dat wij uw gegevens niet juist hebben vastgelegd.

Recht op verwijdering van uw gegevens

Dit is uw recht om uw gegevens door ons te laten verwijderen. Dit is niet altijd mogelijk omdat er vaak (wettelijke) bewaartermijnen gelden. Als u uw gegevens wilt laten verwijderen, kunt u ons mailen.

Recht op overdracht van gegevens (dataportabiliteit)

Een verzoek om overdracht van uw gegevens kunt u indienen via email.